La Administración de un Condominio: Aspectos Tecno – Operativos. Parte III de III - La Contabilidad

La idea de desarrollar este capítulo no es la de dar una clase de Contabilidad, puesto que eso ameritaría la inversión en horas de dedicación para que una persona que no posea conocimientos contables, los adquiera. Esto no es mal de morir, puesto que nadie nace aprendido.

Sin embargo, para dar cumplimiento por analogía jurídica a los artículos 32, 33 y 34 de nuestro Código de Comercio, y a los literales f y g, del artículo 20, de la Ley de Propiedad Horizontal, es necesario dar a conocer algunos elementos básicos de la Contabilidad, como herramienta de la Ciencia Administrativa, en el entendido de que los Condominios están obligados por Ley (ya citadas) a llevar su contabilidad.

La Contabilidad se encarga de registrar, clasificar y resumir, en términos de dinero, las operaciones que genera una unidad económica o sin fines de lucro. En el Libro Diario (art. 34 del Código de Comercio) se registran las operaciones que realizan las entidades o unidades económicas; estas operaciones se clasifican en otro libro, llamado Libro Mayor, para después resumirse en los llamados Estados Financieros.

La Contabilidad se rige por el principio de partida doble, el cual fue puesto en práctica en el año 1.492 por el fraile italiano Lucca Paccioli. Este principio es simple y claro al plantear que la Contabilidad es una especie de intercambio perfecto, entre dos (2) o más entidades, donde existe una parte que entrega y otra que recibe. Lo que se entrega lleva el nombre de valor entregado; lo que se recibe lleva el nombre de valor recibido.

Esta conceptualización es la que define con perfección la partida doble donde, desde el punto de vista técnico, recibe los nombres de Debe y Haber, los cuales se mencionaron en el capítulo anterior (La Tesorería). Así, Debe significa valor recibido, y Haber valor entregado. La importancia de la Contabilidad viene dada por el registro sistemático de las operaciones de la empresa, o de una institución cualquiera (persiga o no fines de lucro), en términos de dinero, para que luego se produzca información que sirva para la toma decisiones.

Los registros primarios o diarios de las operaciones, se realizan en un libro llamado Libro Diario, el cual consta de dos (2) columnas, y recoge a perfección el concepto de la partida doble, ya que una de sus columnas se denomina Debe (D) y la otra Haber (H). La clasificación de los registros, con su correspondiente acumulación, se lleva en otro libro de contabilidad, llamado Libro Mayor, el cual consta de tres (3) columnas como es Debe (D), Haber (H), y Saldo (S). El Saldo (S) es la diferencia entre el Debe y el Haber. Posteriormente los saldos de los registros se presentan en forma resumida en los denominados Estados Financieros, los cuales reflejan tanto la posición financiera (Balance General o Estado de Situación Financiera) de la institución, empresa u organización (con o sin fines de lucro) como su desempeño o resultado (Estado de Resultados o de Ganancias y Pérdidas) obtenido durante un periodo determinado.

La unidad fundamental de la Contabilidad es la Cuenta, la cual recoge los registros que una entidad determinada debe llevar en forma consecutiva. La Cuenta, por lo general, asume el nombre de la acción u operación que la entidad (empresa o institución) debe realizar. De tal manera que si se paga el sueldo de un trabajador, por ejemplo, la cuenta se llama Sueldos (o Sueldos y Salarios); por supuesto con su correspondiente contrapartida, que sería la salida del dinero del Banco, donde la cuenta que recoge los movimientos de este último, lleva el mismo nombre: Banco tal o cual. El asiento contable para esta operación en el Libro Diario, sería colocar en la columna del Debe la cantidad correspondiente a Sueldos, y colocar en la columna del Haber la cantidad que sale del Banco, o queda pendiente de pagar (Cuentas por Pagar).

De esta manera tan sencilla se van llevando las operaciones en el Libro Diario de Contabilidad, para luego clasificarlas en el Libro Mayor.

Las cuentas que se registran o asientan por la columna del Debe (D), en el Libro Diario, son las cuentas de Activo, Costos y Gastos. En los Condominios no se hablaría de Costos, pero sí de Gastos. Las cuentas de Activo son las que reflejan todo aquello que le pertenece a una entidad o institución; por ejemplo, todo aquello que le pertenece al Condominio, como el dinero en la caja chica, en el banco, las cuentas por cobrar a los propietarios. También el mobiliario de la oficina de Condominio (si existe oficina), los equipos de la oficina (computadora, impresora, calculadora). Las herramientas menores como martillos, taladros, y otros, también forman parte del Activo.

Las cuentas de Gastos, que también se registran en la columna del Debe (D) del Libro Diario, deben detallar las erogaciones o salidas de dinero necesarias para el funcionamiento del Condominio. De tal manera que Gastos son: el sueldo del Conserje, el mantenimiento de los ascensores, el pago de la luz del edificio, el pago del agua del edificio, la compra de artículos de limpieza para el edificio, etc.

Las cuentas que se registran o asientan por la columna del Haber (H), en el Libro Diario, son las cuentas de Pasivo, de Ingresos, de Valuación de Activos, y de Patrimonio.

Las cuentas de Pasivo son las que reflejan las obligaciones que tiene una entidad o institución, o el Condominio, con sus proveedores, con sus trabajadores, con el banco, y otros; las cuentas de pasivo se identifican con el apellido de por Pagar. Es decir, todo lo por Pagar refleja obligación, y por lo tanto es un Pasivo. De tal manera que sueldos por pagar, luz eléctrica por pagar, servicio de agua por pagar, y otros conceptos por pagar, son obligaciones que tiene el Condominio, y por lo tanto es un Pasivo.

Las cuentas de Ingresos en una entidad determinada, vienen dadas por lo que gana dicha institución en la venta de un bien o un servicio. En un Condominio los Ingresos se producen por el aporte de los propietarios cuando cancelan el Recibo de Condominio. También el dinero que se recauda por el alquiler del salón o salones de fiesta constituyen ingresos para el Condominio. El alquiler de algún apartamento o local comercial, que sea propiedad del Condominio, también constituye Ingresos.

Las cuentas de Valuación de Activos son aquellas que sinceran o valúan, a través del tiempo, el valor de un Activo. Las más conocidas son: Provisión para Cuentas Incobrables, Depreciación Acumulada, Amortización Acumulada.

Las cuentas de Patrimonio, en una Sociedad Mercantil, reflejan el aporte de los propietarios o socios de esa empresa. En un Condominio están dadas, normalmente, por los Fondos (de Reserva, de Prestaciones, otros).

Lo que más se maneja en un Condominio es la sección del Activo, llamada Activo Circulante, representada por sus primeras cuentas como son: Caja, Bancos, Cuentas por Cobrar. Esta última es la protagonista contable en todo Condominio, ya que desde que se origina el Recibo de Condominio, inmediatamente se producen las Cuentas por Cobrar a los Propietarios. Por lo tanto, cuando esto ocurre, el asiento contable que se debe realizar es un registro en la columna del Debe (D) del Libro Diario, detallando la cuenta por cobrar a cada propietario o apartamento, al igual que un registro en la columna del Haber (H), del mismo libro, dejando constancia del futuro ingreso que se tendrá, puesto que todo está por cobrar.

Desde el punto de vista práctico, el registro o asiento sería el siguiente:

                                                                                           D E B E                    HABER

Cuenta por Cobrar – Apartamento A                                            230,00

Cuenta por Cobrar - Apartamento B                                             250,00

Cuenta por Cobrar – Apartamento C                                            230,00

Cuenta por Cobrar – Apartamento D                                            250,00

Ingreso por Condominio – Apto. A                                                                              230,00

Ingreso por Condominio – Apto. B                                                                              250,00

Ingreso por Condominio - Apto. C                                                                               230,00

Ingreso por Condominio – Apto. D                                                                              250,00

                                                                                                                                   ______                    

                                           Totales                                             960,00                    960,00

Cuando se cobran (nunca en efectivo) los Recibos de Condominio, ese dinero se supone que está o estará en el Banco. Cuando se tiene el depósito bancario en la mano, con la planilla del propietario o los propietarios que ha o han pagado, el asiento que se debe realizar es el siguiente:

                                                                                            D E B E                   HABER

Banco                                                                                              480,00

Cuenta por Cobrar – Apartamento A                                                                               230,00

Cuenta por Cobrar – Apartamento B                                                                               250,00

                                                                                                       ______                  _______                         
                                            Totales                                                480,00                    480,00

De tal modo que los apartamentos que vayan cancelando el Recibo de Condominio, van extinguiendo su deuda.

En los casos de dinero efectivamente recibido por el Alquiler del Salón o Salones de Fiesta del Edificio, el asiento contable sería:

                                                                                            D E B E                   HABER

Banco                                                                                                300,00

Ingreso por Alquiler del Salón de Fiesta                                                                          300,00

                                                                                                         ______                   ______                                    

                                            Totales                                                  300,00                    300,00

En el caso que se le haga mantenimiento a los Ascensores, este es un Gasto que significa salida de dinero del Banco, en el entendido que debiera existir un contrato de mantenimiento con una empresa seria. Por lo tanto el asiento contable sería:

                                                                                            D E B E                  HABER

Mantenimiento de Ascensores                                              300,00

Banco                                                                                                                  300,00

                                                                                            _______                 ______

                                           Totales                                       300,00                   300,00

En el caso de pagarle la 1era. o 2da. Quincena del salario del Conserje, si este (a) gana sueldo mínimo (Bs. 1.407,47), el asiento contable sería:

                                                                                            D E B E                  HABER

Sueldo del Conserje 1era. o 2da. quincena                         703,74

Retenciones Seguro Social Obligatorio                                                                25,98

Retenciones Régimen Prestacional de Empleo                                                      3,25

Retenciones Régimen Prestac. Vivienda y Habitat                                                 7,04

Banco (lo que efectivamente percibirá el trabajador)                                          667,47

                                                                                              ______                _______                                      
                                           Totales                                        703,74                  703,74

El Régimen Prestacional de Empleo es lo que antiguamente se denominaba Seguro de Paro Forzoso (SPF). El Régimen Prestacional de Vivienda y Habitat es lo que antiguamente se denominaba Política Habitacional (Ley de Política Habitacional); también se conoce como Fondo de Ahorro Obligatorio de Vivienda (FAOV).

En el caso de calcular las Prestaciones Sociales del Conserje, en concordancia con el artículo 108 de la Ley Orgánica del Trabajo (LOT), el procedimiento es el siguiente:

Ejemplo de un Conserje que tenga cinco (5) años trabajando en el Condominio, y devengue un salario mínimo de Bs. 1.407,47. Para ello el administrador del Condominio o la Junta de Condominio debieron construirle una Tabla de Prestaciones Sociales, que les permita visualizar en el tiempo la evolución de este derecho adquirido por el trabajador.

Estos cálculos se hacen con el Salario Integral, de acuerdo con el contenido del artículo 133 de la Ley Orgánica del Trabajo (LOT).

El inicio del artículo 108 de la LOT indica el cálculo de una Prestación de Antigüedad equivalente a cinco (5) días de salario por mes, la cual, como ya se dijo, se debe calcular de manera integral. Para ello se debe proceder del siguiente modo:

Paso 1: Calcular el Salario Diario, para luego determinar los cinco (5) días por mes (art.108 LOT):

Bs. 1.407,47 / 30 días = Bs. 46,92 diarios.

Paso 2: Se calcula la porción de Utilidad que se le adiciona al salario diario, previamente obtenido (Art. 133, 174, 175, 184 de LOT). Para el caso del Conserje y otros trabajadores del Condominio, sólo aplican los artículos 133 y 184 LOT:

15 días / 360 días = 0,0416666. Este factor se multiplica por el salario diario:

0,0416666 x Bs. 46,92 = Bs. 1,95. Esto es lo que se conoce como Utilidad Salario.

Paso 3: Se calcula la porción del Bono Vacacional que se le adiciona al Salario (arts. 133 y 223 de la LOT). Sigamos con el mismo ejemplo, para el cálculo de los cinco (5) días por mes; el proceder es el siguiente:

12 días (7+5) / 360 días = 0,0333333 x Bs. 46,92 = Bs. 1,56. Esto es lo que se conoce como Bono Vacacional Salario.

Luego de estos preliminares, se procede a sumar los cálculos realizados para obtener el Salario Integral, y determinar los cinco (5) días por mes, de acuerdo con el contenido del artículo 108 de la Ley Orgánica del Trabajo (LOT):

Salario Diario                                            Bs. 46,92

Utilidad Salario                                                 1,95

Bono Vacacional Salario                                  1,56

                                                                      _____                                                          

                                  Salario Integral Bs.    50,43 (por un día)

Artículo 108 (LOT).- Después del tercer mes ininterrumpido de servicio, el trabajador tendrá derecho a una prestación de antigüedad equivalente a cinco (5) días de salario por cada mes. Entonces tenemos: Bs. 50,43 x 5 días = Antigüedad del mes Bs. 252,15.

Contablemente este monto se debe registrar en una cuenta nominal de Gastos Operativos o Gastos Generales, ya que para el Condominio (y las empresas en general) esto es un gasto. Esta cuenta se llama Antigüedad o Prestaciones Sociales. La contrapartida debe ser una cuenta real de Pasivo, llamada Antigüedad por Pagar o Prestaciones Sociales por Pagar (por supuesto al trabajador). Aplicando el principio de partida doble, el registro de esta Antigüedad debe ser de la siguiente manera:

                                                                             DEBE                    HABER

Gasto (de Antigüedad o Prestaciones Sociales)                             252,15

Antigüedad por Pagar o Prestaciones Sociales por Pagar                                            252,15

El Gasto de Antigüedad o Prestaciones Sociales es el que se coloca o se carga, mensualmente, en el Recibo de Condominio.

El monto de Prestaciones Sociales registrado por el Pasivo y abonado a la cuenta de antigüedad del Conserje, es el que todos los meses generará intereses a favor de este trabajador, tomando como referencia las Tasas de Interés que, a tales efectos, publica el Banco Central de Venezuela todos los meses.

En conclusión, cualquier operación que implique movimiento de dinero en el Condominio, debe tener su registro contable, para la sanidad financiera del mismo, por la transparencia de la información que las transacciones condominiales deben reflejar a los propietarios del edificio o conjunto residencial, y además es una exigencia legal que hasta la misma Ley de Propiedad Horizontal (art. 20, literal f) señala.

Además, los Condominios, como toda organización sin fines de lucro, están obligados por Ley a tener o llevar su contabilidad (Registros Contables), haciendo analogía jurídica con el Código de Comercio en sus artículos 32, 33 y 34, y el artículo 7 (literales c y e) de la Ley de Impuesto Sobre La Renta.

Se espera que esta información sirva de orientación para aquellas personas deseosas de hacer lo correcto en los Condominios.

Cesta Tickets para los Conserjes

En la Gaceta Oficial Nº 33.666, del 04 de Mayo de 2011, salió publicado el Decreto Nº 8.189, donde se decreta la Reforma Parcial de la Ley de Alimentación. Las modificaciones a esta Ley se realizaron en los artículos 4, 5, 6 y 9, y si bien esta “nueva” Ley no menciona el beneficio para un (1) solo trabajador, sí señala de manera tangencial la obligatoriedad del cumplimiento para los empleadores que tengan menos de veinte (20) trabajadores.

En el caso de los Condominios, donde hay menos de veinte (20) trabajadores, y han surgido confusiones y conflictos al respecto, los administradores de los mismos (Juntas o empresas administradoras) deben estar claros con el cumplimiento de este decreto. Sugiero que adquieran la Gaceta Oficial, y quien no pueda, hágame llegar su correo para enviársela.

Entrando en materia, y para no hacer tan extensa esta situación, opino que para las empresas emisoras de tickets de alimentación o tarjetas electrónicas de alimentación, debe ser complicado fabricar una (1) sola ticketera o una (1) sola tarjeta electrónica, para un (1) solo trabajador, motivo por el cual el Condominio debe buscar la manera de cumplirle al trabajador (Conserje u otros), mediante otras modalidades, como las que a continuación me atrevo a sugerirles, para que se escoja una de ellas:

 Comprar una comida diaria (por jornada efectivamente trabajada) y entregársela al Conserje (y a otros trabajadores si los hubiere)

 Hacer un convenio con algún restaurant cercano a la residencia o edificio donde trabaja el Conserje, para que este trabajador almuerce o cene en ese establecimiento, para que luego el Condominio cancele dicha comida.

 Cuantificar mensualmente el equivalente a una comida diaria, para luego hacerle un mercado al Conserje, y entregárselo en los cinco (5) primeros días del mes siguiente.

Esto último debe verse con cuidado, y de elegir esta última opción, se debe conversar con el trabajador, ya que el Decreto hace mucha referencia a la comida elaborada. Para cualquiera de las tres (3) alternativas señaladas, se debe recordar que el cumplimiento de la obligación no debe ser inferior a 0,25 UT, ni superior a 0,50 UT, en el entendido de que el valor de la Unidad Tributaria (UT), para el año 2011, es de Bs. 76,00.

Mi sugerencia final es no cancelar el beneficio en efectivo, para que no se desvirtúe el objeto del Bono o Beneficio de Alimentación, para que no se creen futuros conflictos laborales, y para que no aumente la confusión.

Asesoría Legal Gratuita

Buenas noches: les he adjuntado esta información para que busquen orientación gratuita con relación a temas legales. Esto funciona, por ahora, en la Universidad Católica Andrés Bello de Caracas.

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Recuerden que la mejor arma para sacar adelante la Administración de un Condominio es la preparación y la búsqueda de información.

En los próximos días les haré entrega de más temas relacionados con el Condominio.

Les deseo lo mejor!.

La Administración de un Condominio: Aspectos Tecno - Operativos. Parte II de III - La Tesorería

Uno de los aspectos más complejos en la Administración de un Condominio es el que tiene que ver con el flujo de dinero que se genera en el edificio o conjunto residencial, producto de las contribuciones de los propietarios para el sostenimiento del inmueble y sus áreas comunes, de acuerdo con el contenido de los artículos 5, 11, 12 y 13 de la Ley de Propiedad Horizontal, y por extensión los artículos 1.133, 1.134, 1.139 del Código Civil venezolano. El origen, uso y manejo del dinero es lo que se conoce como Tesorería.

La palabra Tesorería proviene de Tesoro (Thesaurus), el cual es un constructo de dos acepciones latinas: Thesa, Theso o Teso = ocultar, esconder, cuidar, custodiar, proteger, y Aurus, Auris, Aurum = oro, riqueza, caudal. Literalmente significa cuidar el oro o proteger la riqueza o los caudales. En senso lato significa custodiar, proteger y administrar la riqueza, expresada la misma, en términos de dinero. La palabra caudal, un poco en desuso, significa hacienda, haberes. En sentido técnico, la Tesorería alude a todas aquellos mecanismos necesarios para el manejo óptimo de los recursos financieros de una organización.

Parafraseando lo antes dicho, la riqueza de un Condominio, se mide por la circulación del efectivo en el mismo, producto de los aportes de la comunidad de propietarios, la cual se percibe a través del cobro del Recibo de Condominio, el cual debe reflejar un conjunto de erogaciones necesarias para la conservación de todas las áreas comunes del edificio o conjunto residencial. La persona encargada de administrar estos caudales (la hacienda del condominio) es el Tesorero, cuya función de custodio o protector del dinero del condominio, le reviste una responsabilidad de primer orden, como miembro de la Junta de Condominio.

Si el Condominio está bajo la responsabilidad de un administrador o empresa administradora, el Tesorero, como miembro de la Junta de Condominio, debe estar atento a cómo este ente recauda los fondos y los reinvierte en el edificio. Esta encomiable labor está bien definida en el literal “e”, del artículo 18, de la Ley de Propiedad Horizontal (LPH).

Para promover el flujo de dinero en el Condominio, es necesario realizar una adecuada gestión de cobranza lo bastante ágil y flexible que le facilite al propietario el aporte irrestricto que proporcionalmente le corresponde (art. 7 LPH) como residente del edificio donde vive, dueño de una porción de ese inmueble, y co-responsable en la conservación del mismo.

Una gestión eficiente de cobranzas nace con la elaboración transparente y concienzuda del Recibo de Condominio donde se reflejen los gastos fijos u ordinarios del edificio. Estas erogaciones deben hablar por sí solas, y los mandatarios del Condominio (Junta y/o Administradores) deben tener la mejor disposición de suministrar cualquier información que requiera alguno de los propietarios (mandantes), por lo reflejado en el Recibo.

Cabe recordar que la elección que hacen los propietarios de la Junta de Condominio (art. 18 – LPH) y del administrador o empresa administradora (art. 19 – LPH), se rige por las normas del Mandato, previstas en el Código Civil venezolano en los artículos que van del 1.684 al 1.712.

Retomando el punto de la cobranza, se puede decir que de la flexibilidad que se tenga para la recepción del pago del Recibo de Condominio dependerá el éxito en la recaudación de esos fondos o haberes necesarios para la vida del edificio. Por lo tanto, sería de lo más conveniente que tanto la Junta de Condominio, como la empresa administradora o administrador del edificio, establezcan procedimientos que faciliten el pago, por parte de los propietarios.

A tal efecto, formas de cobro como campañas dentro del edificio, promoviendo la participación vecinal y destacando la importancia del pago oportuno, para el buen funcionamiento del inmueble, son opciones de convivencia que motivan la integración ciudadana entre los propietarios. Las campañas pueden ser pequeñas verbenas, bingos, rifas o actividades familiares, en paralelo con la gestión de cobranza que se realice. Aunque suene muy cursi esta estrategia, lo que se pretende realmente es aumentar la convivencia vecinal y limar asperezas. Además, considerando que muchos propietarios laboran todo el día se pueden realizar operativos de cobranzas por la noche o los días sábados.

En escritos anteriores el redactor de este Blog ha insistido en que los responsables de recibir el pago del Recibo de Condominio, no lo hagan en efectivo. Igualmente se le hace un llamado a los propietarios a no pagar el condominio en efectivo. El pago del Recibo se debe hacer depositando directamente en la cuenta del edificio, para luego presentar al cobrador o receptor responsable del pago la planilla o comprobante de depósito, o en cheque no endosable a nombre del edificio; jamás en efectivo.

Otra forma de cancelar el condominio (o el Recibo de Condominio) pudiera ser haciendo uso de la tecnología. Hoy en día existe Internet, y lo que se llama las transacciones financieras en línea o transacciones financieras electrónicas. Es por ello importante que los administradores del Condominio (Junta o empresa) se abran a esta posibilidad, para facilitar a los propietarios el pago de la obligación condominial. Es decir, que los residentes del edificio puedan cancelar por el sistema de transferencia bancaria (vía Internet o llamada telefónica). Es cuestión que el Condominio y sus administradores logren facilitar a los propietarios el pago oportuno y necesario de esta obligación.

No se debe descartar la posibilidad de que la Junta de Condominio o la empresa administradora instalen un Punto de Venta o POS, para el pago del condominio. La instalación de un POS (Point Of Sale) o Punto de Venta sería un gran paso para la recaudación de los fondos, producto del cobro del Recibo de Condominio.

Los administradores del condominio deben averiguar cuáles bancos son los apropiados para estas transacciones financieras de avanzada; realmente son muchas las instituciones financieras las que facilitan las mismas. Lo importante es que cuando el propietario se decida a pagar el Recibo de Condominio con una transferencia, vía Internet, o con una llamada telefónica, quede la constancia, el comprobante o la evidencia del pago. Igualmente si fuera un Punto de Venta. En el caso de la transferencia por Internet, el responsable del pago, una vez realizada la misma, debe necesariamente imprimir el comprobante de la operación realizada. Para ello es sumamente importante que se asegure antes de realizarlo, si su banco permite la impresión de comprobantes.

Previo a la impresión del comprobante, el propietario debe escribir los datos del apartamento y su nombre, y a quien va dirigido el pago; es decir, el concepto del pago. Cuando se trate de transferencias bancarias vía telefónica, sería bueno asegurarse previamente si por este sistema se envía algún tipo de comprobante de la operación al correo electrónico del propietario, para que quede la constancia del pago realizado.

Otro sistema de pago, el cual vale la pena averiguar si procede para efectos del Condominio, es la Domiciliación de Pagos, la cual consiste en un débito automático en la cuenta del cliente (en este caso el propietario), para abonarlo a la cuenta del otro cliente (el Condominio). Esta es una operación automática, la cual se debe pactar con el Banco los días que se harán tales cargos en cuenta. Esta también es una opción que valdría la pena averiguar.

Cuando se realiza una amplia y buena gestión de cobranzas, las posibilidades de que se produzca una alta Morosidad, son bajas. Este tema, la Morosidad, será tratado en capítulos posteriores.

La Administración del Efectivo

Cuando el dinero comienza a circular por las arcas del Condominio, es imperativo hacer uso eficiente del mismo, ya que es producto de los aportes de los residentes. Es decir, es el dinero de los propietarios. Lo primero que debe tener en cuenta la Junta de Condominio, el administrador o la empresa administradora, es que la cuenta bancaria debe estar a nombre del edificio, y no de algún particular o empresa administradora. Esto es de urgente consideración, y en principio ahorraría muchos dolores de cabeza. El control del dinero del condominio debe ser un tema de capital importancia para garantizar el cuidado y destino de los fondos que se generan en el edificio, para utilizarlos en el edificio.

Desde el punto de vista operativo, los administradores del condominio deben generar controles que les permitan el manejo adecuado del efectivo, y la transparencia del mismo. Uno de esos controles es que la chequera del condominio (o del edificio) debe llevar tres (3) firmas. Es decir, la emisión de un cheque debe ser con firmas conjuntas. En otras palabras, siempre van a firmar dos (2) personas, y la otra queda de reserva o de suplente, por si alguna de las firmas se ausenta.

Desde el punto de vista administrativo, se deben crear formularios (o formatos) que reflejen, por ejemplo, la recepción del pago del Recibo de Condominio. Este formato debería contener, entre otras cosas, lo siguiente:

 Fecha del Pago

 Emisor del Pago: nombre del propietario, número o letra del edificio (por si son varios),

 Número y Tipo de Documento de Pago: especificar si es cheque, transferencia o depósito bancario. Colocar el número correspondiente a cualquiera de estos documentos. Colocar el nombre del Banco.

 Monto del Pago

 Totales

La Junta de Condominio o el administrador del condominio no deben aceptar que los propietarios le cancelen en efectivo. El propietario no debe pagar jamás en efectivo. Esta es una práctica impersonal, y rompe con todos los lineamientos de una buena gestión de tesorería, y por ende, de una gestión eficiente del condominio, por decir lo menos.

El seguimiento, control y administración del efectivo, como se viene diciendo desde el principio, es fundamental y se debe seguir el flujo del mismo. Para ello es indispensable realizar con frecuencia, bien sea casi a diario o semanal, el movimiento bancario. La importancia de llevar un registro del dinero que entra y sale del Condominio se perfecciona con la elaboración de dicho registro, en un libro destinado a tales fines, llamado Libro de Bancos. Este es un instrumento valioso para registrar o asentar los depósitos o transferencias bancarias que se realizan en la cuenta del banco, producto del pago del condominio por parte de los propietarios. Igualmente se deben asentar los cheques que emite la administración del condominio cuando debe pagar el agua y la luz del edificio, el sueldo del o la conserje, el pago a los proveedores de algún bien o servicio, y otros. Si el Condominio tuviera alguna inversión bancaria, tanto ésta, como los intereses que genera la misma, también deben apuntarse en el libro. Las comisiones que cobra el Banco por distinta índole, deben registrarse igualmente en el libro. En fin, todo el movimiento bancario debe asentarse en el Libro de Banco. Si el Condominio tuviera varias cuentas bancarias, debe tener un libro por cada una de ellas.

Este es un libro que se puede comprar en las librerías. Se llama libro de contabilidad. El mismo debe ser grueso y empastado y debe constar de tres (3) columnas, como son: D (Debe), H (Haber), y S (Saldo). En la columna del Debe (D) se deben anotar los depósitos y los intereses ganados (si los hubiere). En la columna del Haber (H) se deben asentar los cheques emitidos por el condominio o la administración del condominio, y las comisiones bancarias. En la columna del Saldo (S) se debe apuntar la diferencia de lo registrado en la columna del Debe menos la columna del Haber; la diferencia entre los Deberes y los Haberes. Es decir, el Saldo es la diferencia entre el Debe y el Haber; es restarle a la columna del Debe, lo que está en la columna del Haber.

La columna del D (Debe) también recibe el nombre de la columna del cargo o débito, y significa valor recibido. La columna del H (Haber) también recibe el nombre de la columna del abono o crédito, y significa valor entregado. De tal manera que cargar un depósito hecho al condominio en el Libro de Banco, significa hacer un registro en la columna del Debe. Abonar un cheque en el Libro de Banco, emitido por el Condominio, significa asentar el mismo en la columna del Haber.

En el caso del Banco, como Institución Financiera, las columnas que presentan los registros de los estados de cuenta que emiten a sus clientes, siempre son inversas a las que el Condominio tiene en el Libro de Banco. En la columna del Debe (D) o de los Cargos, el Banco anota los cheques emitidos, las comisiones cobradas u otros débitos o notas de débito. En la columna del Haber (H) o de los Abonos, el Banco anota los depósitos de sus clientes y los créditos o notas de crédito abonadas. El Saldo (S) sigue siendo la diferencia entre el Debe y el Haber.

La manera de ir corroborando los movimientos bancarios, es mediante el monitoreo constante de la cuenta bancaria, bien sea solicitando a la entidad financiera un estado de cuenta, o cortes de cuenta, o por medio de la tecnología moderna de la información, como Internet. Con relación a esta última, la cual ha sido un gran avance para la humanidad, el área bancaria, a través de la World Wide Web (WWW), también ha tenido grandes avances que le permiten a los usuarios de los servicios bancarios, poder tener información en tiempo real del estado de sus cuentas en la Institución Financiera de su predilección. Esta ventaja deben aprovecharla los Condominios para aligerar procesos de pago y cobro.

Tanto el registro en el Libro de Banco, como el monitoreo de la cuenta, por los medios arriba señalados, permitirán al Tesorero realizar, lo que se conoce en materia de Contabilidad, la Conciliación Bancaria. Esta es otra herramienta para la Gestión de Tesorería del Condominio, ya que permite sincerar los movimientos bancarios que se realizan en la cuenta bancaria del Condominio, con los registrados en el Libro de Banco del mismo.

Desde el punto de vista técnico, una Conciliación Bancaria no es más que identificar los registros del Libro de Banco del Condominio en el estado de cuenta del Banco, y tildar los que coincidan; los que no coincidan serán partidas de ajustes, corrección o análisis. Es decir, se debe tildar el registro que tenga el Condominio en el Debe (D) del Libro, con ese mismo registro que aparezca en el Haber (H) del Banco; y los movimientos que aparezcan en el Haber (H) del Libro, con ese mismo registro en el Debe (D) del Banco, ya que, como se dijo anteriormente, el estado de cuenta del banco tiene los movimientos inversos al registro que tienen sus clientes.

Tener al día, claro y transparente el movimiento de los fondos del Condominio, es un gran paso para la sanidad financiera del mismo.

Ejemplo de Flujo de Caja del Condominio:

 

La Administración de un Condominio: Aspectos Tecno – Operativos. Parte I de III - Servicios Generales

Al igual que las dos (2) entregas anteriores, quien redacta estas líneas insiste en que la preparación y la búsqueda de información para aumentar los conocimientos, son fundamentales para llevar adelante una buena gestión del Condominio del edificio o del conjunto residencial, ya que la administración de estas entidades debe ser concienzuda y transparente, y orientada siempre a informar a la comunidad de propietarios acerca de los pormenores y pormayores que ocurran en el inmueble del cual está encargado tanto la Junta de Condominio, como el Administrador o Empresa Administradora, en el entendido de que ambas figuras son elegidas absolutamente por la masa de propietarios, reunida en la llamada Asamblea de Propietarios, de acuerdo con el contenido de los artículos 18 y 19 de la Ley de Propiedad Horizontal.

Se insiste en lo dicho anteriormente, ya que muchas Juntas de Condominio ejercen sus actividades a espaldas de los propietarios, olvidando que fueron precisamente éstos quienes las eligieron para que los represente y defienda sus intereses, dejándolos en muchos casos a merced de empresas administradoras o administradores que también realizan sus actividades a espaldas, tanto de la comunidad de propietarios como de la Junta misma, produciéndose un fenómeno de incapacidad en esta última, para exigir cuentas o resultados de los bienes encargados de administrar, tal como lo señala, por analogía, el ya citado artículo 18 en su literal “e”.

Entrando en materia, con relación a los aspectos técnicos y operacionales en la Administración de un Condominio, los mismos los podemos dividir en tres aspectos fundamentales como son los aspectos administrativos, propiamente dichos, como la tesorería y la contabilidad, y los aspectos físicos, de áreas físicas, de servicios y suministros, conocidos en las empresas públicas y privadas como Servicios Generales.

Comenzando por este último aspecto, el de los Servicios Generales (no necesariamente debe llevar este nombre), quien esté encargado de la Administración de un Condominio, y entendiendo que el aspecto de mayor peso en el edificio es el de las áreas comunes, debe realizar como mínimo una inspección general, semanal, a dichas áreas, para verificar el estado de las mismas; sea que lo haga la Junta o se defina en el contrato de servicio con el administrador o empresa administradora.

Se debe evaluar en primera instancia que el Conserje esté dotado correctamente de los implementos que se requieren para que realice sus labores diarias, exigidos por la Ley Orgánica de Prevención, Condiciones y Medio Ambiente de Trabajo (LOPCyMAT) y la Ley Orgánica del Trabajo (LOT), entre los cuales se deben contar los guantes de carnaza (para manipular la basura), guantes de goma (para manipular detergentes, coletos, etc.), lentes de protección (que debe llevar en todo momento de sus actividades), tapabocas, botas de seguridad, casco (en caso de ser necesario), y cualquier otro implemento que se considere necesario para que el Conserje realice su trabajo, en concordancia con los artículos del 236 y 237 de la LOT.

La entrega de estos implementos, por parte del patrono al trabajador, debe hacerse por escrito para dejar constancia de que el trabajador los ha recibido, y éste debe firmar en ese escrito lo recibido. El Conserje está obligado por Ley a utilizar los implementos que el Condominio le entrega, ya que los mismos son para proteger su integridad física durante la realización de sus actividades. El Condominio debe velar porque este trabajador realice sus tareas con los implementos entregados para tal fin.

Adicionalmente el Administrador o la Junta de Condominio, dependiendo del caso, debe velar porque exista inventario suficiente de productos de limpieza, detergente, desinfectante, cloro, haraganes, escobas o cepillos para barrer, cepillos cortos para limpiar, coletos, palas recolectoras de basura, etc.. Una vez surtido el inventario de productos de limpieza, se debe evaluar el sitio donde los mismos se guardarán, para descartar que ni los productos ni el depósito representen riesgos de almacenamiento.

Es necesario dentro de esa evaluación semanal que se realizará al edificio, verificar piso por piso y pasillo por pasillo, el estado de las puertas del cuarto de basura y de las llaves de paso del agua a los apartamentos; las luces del pasillo, los dispositivos de emergencia contra incendios, y otros. Cualquier irregularidad debe ser corregida de inmediato, por la seguridad de los residentes del piso.

El lugar donde van los extintores o conexiones de agua para los bomberos y las alarmas de incendio, deben ser revisadas para verificar su correcto funcionamiento, al igual que velar porque las mismas mantengan su color original, el cual siempre debe ser Rojo, debido a que este color es producto de normas internacionales, y no por capricho del constructor. En otras palabras, si el pasillo de los apartamentos se pinta del color que fuere, estas conexiones deben conservar su color original, el cual es el rojo.

Las luces, tanto de los pasillos de los pisos como de las escaleras internas del edificio, también deben ser revisadas, y tener en cuenta que las mismas deben estar en pleno funcionamiento siempre, más que por razones de estética, por la seguridad de los residentes.

Las escaleras internas del edificio deben brindarle seguridad a los residentes del mismo. Además de estar iluminadas, los escalones deben tener cinta anti- resbalante (bien colocada) para evitar una posible caída, en caso de que los mismos estén lisos. Las barandas o pasamanos deben estar bien seguras, para garantizar la integridad de los transeúntes cuando circulen por las escaleras. Si se detecta el desprendimiento de algún pasamano, se debe proceder de inmediato con la reparación; sea esta con soldadura o con ajustes de tornillos y tuercas.

En la revisión de los ascensores se debe tener en cuenta, además de verificar las condiciones del interior de los mismos, y que por supuesto estén limpios, el estado de las puertas y de la canal por donde se desplazan las mismas, ya que si esta mini zanja está obstruida, no permitirá el funcionamiento y cierre adecuado de las puertas.

No se debe olvidar la revisión del cuarto de máquinas de los ascensores del edificio, su limpieza e iluminación. Cualquier irregularidad que tenga que ver con los ascensores, se debe llamar al técnico de inmediato.

El tanque de agua del edificio debe ser revisado; sus conexiones y alrededores, y que el mismo presente resguardo, alejado y protegido de cualquier posible foco de contaminación. Se debe planificar su limpieza, cada cierto tiempo, por razones de salubridad.

En general, todas las áreas internas deben ser revisadas: muros, paredes, extractores de aire. Recuerden señores del Condominio: cualquier anomalía, irregularidad o falla detectada, debe considerarse de urgente corrección por el bien del edificio y de la comunidad de propietarios.

En el caso de las áreas externas, la revisión debe ser igualmente exhaustiva. Los jardines (si los hubiere) deben ser revisados a ver si existe alguna anormalidad. Las fugas de agua deben corregirse de inmediato. La iluminación externa (en el perímetro externo, pero dentro del edificio) debe ser óptima, por razones de seguridad. Las alcantarillas o desagües deben evaluarse, para verificar que no estén tapados, y a la hora de lluvias vayan a generar problemas. Si están obstruidos, destaparlos de inmediato.

Las áreas de estacionamiento no deben escapar de la revisión. Si la demarcación de los puestos se ha borrado, se debe proceder de inmediato a pintar los mismos. Si es un área techada o en un sótano, revisar que todas las luces estén en perfecto funcionamiento, por razones de seguridad, y que los extractores de aire funcionen bien.

Las tuberías de aguas blancas, de gas, de aguas negras, los cables de electricidad, también deben ser revisados para verificar su funcionamiento. Cualquier anomalía en alguno de estos elementos que conforman parte de la estructura del edificio, y son áreas comunes del mismo, debe corregirse de inmediato.

Recuerde que cualquier revisión a algún área que se considere riesgosa, o cuya corrección implique riesgos, o vaya más allá de los conocimientos de los miembros de la Junta de Condominio, o del administrador, se debe solicitar la ayuda correspondiente al Cuerpo de Bomberos o Protección Civil de la localidad, los cuales están bien preparados al respecto, y pueden orientar en cuanto a riesgos de estructuras y prevenciones en los edificios.

Por último, al decir en este escrito corrección inmediata, significa que no se debe esperar hasta el último momento o que ocurra una tragedia para arreglar las cosas. Si se trata de falta de dinero, se pueden establecer créditos con ferreterías de la localidad para el suministro de bombillos y materiales varias. En cuanto a los servicios como tal, hay proveedores con los cuales se puede negociar días o semanas de crédito, para que realicen los trabajos que requiere el edificio o conjunto residencial.

También aplica para los proveedores de artículos de limpieza, cuando se compra al mayor.